Ekstern granskning og kommende alment register

Granskning er en påkrævet ekstern undersøgelse af vedligeholdelses- og fornyelsesplaner for alle almene boligafdelinger. En ekstern gransker skal hver 5. år vurdere om vedligeholdelses- og fornyelsesplanen er retvisende og omfatter de nødvendige aktiviteter. Den eksterne granskning skal første gang være foretaget inden 1. januar 2022.

Interviewskema til indberetning til bygningsregisteret

Arbejdet med at opbygge et nyt digitalt alment bygningsregister i forbindelse med granskningsopgaven er i fuld gang. Dette arbejde har i første omgang især fokus på at få udformet et (digitalt) interviewskema, der skal udfyldes af boligorganisationerne med oplysninger om den enkelte afdeling og de forskellige bygninger, der er i afdelingen.

Interviewskemaet forventes at være færdigt omkring 1. november 2020, så boligorganisationerne kan påbegynde arbejdet med at udfylde disse skemaer. Der skal udfyldes et skema for hver af de 20 udvalgte bygningsdele for de forskellige bygningstyper i afdelingen.

Det skønnes, at der i alt er ca. 22.000 bygningstyper i Danmark. Der er altså tale om en del skemaer, der skal udfyldes og disse skemaer er en forudsætning for at granskningen kan påbegyndes.

Som en del af den eksterne granskning er indeholdt, at alle afdelinger vil få udarbejdet et opdateret energimærke. Udgifterne til de første to runder at eksterne granskninger samt opdatering af energimærker afholdes af Landsbyggefonden. Hvis afdelingen ikke har et eksisterende energimærke, skal der udarbejdes et.

Udbud af granskningsopgaven

I oktober 2020 forventes selve granskningen at blive udbudt, så der primo februar 2021 kan være valgt leverandører af denne ydelse. Det er forventningen, at der skal vælges et stort antal leverandører til granskningen for, at kravet i lovgivningen om, at granskningen kan være udført inden 1. januar 2022, kan opfyldes.

I udbuddet vil alle godt 7.000 boligafdelinger blive inddelt i puljer. Forventningen er, at de eksterne granskere vil være valgt omkring 1. februar 2021. Herefter vil de valgte granskere og boligorganisationerne få besked om, hvem der gransker hvilke puljer.

Granskerne vil desuden få besked på at kontakte boligorganisationerne omkring planlægning – ikke mindst i hvilken rækkefølge afdelingerne skal granskes.

Det er et krav, at den eksterne gransker besigtiger de 20 bygningsdele for alle afdelingerne. Det er desuden et krav, at energimærkning indgår i vurderingen. Besigtigelsen foregår visuelt, og skal foto-dokumenteres. 

Det digitale bygningsregister opsamler data på tværs

En væsentlig funktion i det nye almene bygningsregister er muligheden for at opsamle data fra en række andre databaser. Helt centralt er det at kunne overføre data fra boligafdelingernes langtidsbudgetter for planlagt og periodisk vedligeholdelse.

Dette betyder blandt andet, at boligorganisationerne skal indberette deres PPV-planer til bygningsregistret, f.eks. via deres ERP-systemer. Herudover hentes eksisterende data om energimærker, samt oplysninger om levetider og priser fra Molio.

Der er indledt en dialog med de forskellige leverandører på området, så det sikres, at disse data kan overføres inden 1. april 2021. Denne tværgående datafangst betyder, at kun boligorganisationer, der ikke har et langtidsbudget i et af disse systemer, skal indtaste langtidsbudgettet ind i det nye bygningsregister.

Boligorganisationernes langtidsbudgetter er nogle steder meget detaljerede og andre steder meget overordnede. I forbindelse med indberetningen vil der dog ikke være krav til boligorganisationerne om at ændre på detaljeringsgraden. Boligorganisationerne indberetter altså de data, der forefindes.

Den indsamlede data i registret vil være til rådighed for den eksterne granskning og hjælper til at bestemme behovet for vedligeholdelse. Her kan granskere, såvel som boligorganisationer og kommuner tilgå dataene, og hente disse ud i en rapport.

Udbud af det digitale bygningsregister

Udbuddet af selve det ny bygningsregister foretages som et SKI-udbud. Det forventes, at der inden 1. november 2020 er valgt en leverandør til IT-systemet. Det nye bygningsregister skal kunne anvendes af de valgte eksterne granskere fra og med 1. april 2021.

Interviewskema til indberetning til bygningsregisteret

Arbejdet med at opbygge et nyt digitalt alment bygningsregister i forbindelse med granskningsopgaven er i fuld gang. Dette arbejde har i første omgang især fokus på at få udformet et (digitalt) interviewskema, der skal udfyldes af boligorganisationerne med oplysninger om den enkelte afdeling og de forskellige bygninger, der er i afdelingen.

Interviewskemaet forventes at være færdigt omkring 1. november 2020, så boligorganisationerne kan påbegynde arbejdet med at udfylde disse skemaer. Der skal udfyldes et skema for hver af de 20 udvalgte bygningsdele for de forskellige bygningstyper i afdelingen.

Det skønnes, at der i alt er ca. 22.000 bygningstyper i Danmark. Der er altså tale om en del skemaer, der skal udfyldes og disse skemaer er en forudsætning for at granskningen kan påbegyndes.

Som en del af den eksterne granskning er indeholdt, at alle afdelinger vil få udarbejdet et opdateret energimærke. Udgifterne til de første to runder at eksterne granskninger samt opdatering af energimærker afholdes af Landsbyggefonden. Hvis afdelingen ikke har et eksisterende energimærke, skal der udarbejdes et.

Udbud af granskningsopgaven

I oktober 2020 forventes selve granskningen at blive udbudt, så der primo februar 2021 kan være valgt leverandører af denne ydelse. Det er forventningen, at der skal vælges et stort antal leverandører til granskningen for, at kravet i lovgivningen om, at granskningen kan være udført inden 1. januar 2022, kan opfyldes.

I udbuddet vil alle godt 7.000 boligafdelinger blive inddelt i puljer. Forventningen er, at de eksterne granskere vil være valgt omkring 1. februar 2021. Herefter vil de valgte granskere og boligorganisationerne få besked om, hvem der gransker hvilke puljer.

Granskerne vil desuden få besked på at kontakte boligorganisationerne omkring planlægning – ikke mindst i hvilken rækkefølge afdelingerne skal granskes.

Det er et krav, at den eksterne gransker besigtiger de 20 bygningsdele for alle afdelingerne. Det er desuden et krav, at energimærkning indgår i vurderingen. Besigtigelsen foregår visuelt, og skal foto-dokumenteres. 

Det digitale bygningsregister opsamler data på tværs

En væsentlig funktion i det nye almene bygningsregister er muligheden for at opsamle data fra en række andre databaser. Helt centralt er det at kunne overføre data fra boligafdelingernes langtidsbudgetter for planlagt og periodisk vedligeholdelse.

Dette betyder blandt andet, at boligorganisationerne skal indberette deres PPV-planer til bygningsregistret, f.eks. via deres ERP-systemer. Herudover hentes eksisterende data om energimærker, samt oplysninger om levetider og priser fra Molio.

Der er indledt en dialog med de forskellige leverandører på området, så det sikres, at disse data kan overføres inden 1. april 2021. Denne tværgående datafangst betyder, at kun boligorganisationer, der ikke har et langtidsbudget i et af disse systemer, skal indtaste langtidsbudgettet ind i det nye bygningsregister.

Boligorganisationernes langtidsbudgetter er nogle steder meget detaljerede og andre steder meget overordnede. I forbindelse med indberetningen vil der dog ikke være krav til boligorganisationerne om at ændre på detaljeringsgraden. Boligorganisationerne indberetter altså de data, der forefindes.

Den indsamlede data i registret vil være til rådighed for den eksterne granskning og hjælper til at bestemme behovet for vedligeholdelse. Her kan granskere, såvel som boligorganisationer og kommuner tilgå dataene, og hente disse ud i en rapport.

Udbud af det digitale bygningsregister

Udbuddet af selve det ny bygningsregister foretages som et SKI-udbud. Det forventes, at der inden 1. november 2020 er valgt en leverandør til IT-systemet. Det nye bygningsregister skal kunne anvendes af de valgte eksterne granskere fra og med 1. april 2021.

Ordforklaringer

Boligafdelinger

Byggeri med boliger tilhørende almene boligorganisationer. En afdeling er økonomisk uafhængig af andre afdelinger og af boligorganisationen. En boligafdeling kan indeholde erhvervs- og institutionsarealer.