Knivskarpe redskaber til effektivisering af driften i almene boligområder

­­­

Landsbyggefonden stiller en lang række IT-redskaber til rådighed for landets boligorganisationer, så driften, dialogen og effektiviteten kan holdes i skarp fokus. I 2018 har Landsbyggefonden således videreudviklet enkelte af fondens
webbaserede IT-værktøjer samt igangsat udvikling af en ny selvbetjeningsplatform for beboerdata.


 

Alabu Bolig blev en af Aalborgs største almene boligorganisationer, da fire almene boligorganisationer slog sig sammen pr. 1. januar 2016. Ydermere administrerer Alabu Bolig en femte boligorganisation.

Link til tvillingeværktøjet

Direktør Klaus Ringgaard er begejstret for et redskab som Tvillingeværktøjet i bestræbelserne på effektivisering i denne større organisation. Han glæder sig således over Tvillingeværktøjets muligheder for at lave sammenligninger - både mellem éns boligafdelinger  og mellem de enkelte boligafdelinger i organisationen.

Alabu Bolig blev en af Aalborgs største almene boligorganisationer, da fire almene boligorganisationer slog sig sammen pr. 1. januar 2016. Ydermere administrerer Alabu Bolig en femte boligorganisation.

Link til tvillingeværktøjet

Direktør Klaus Ringgaard er begejstret for et redskab som Tvillingeværktøjet i bestræbelserne på effektivisering i denne større organisation. Han glæder sig således over Tvillingeværktøjets muligheder for at lave sammenligninger - både mellem éns boligafdelinger  og mellem de enkelte boligafdelinger i organisationen.

Ordforklaringer

Boligafdelinger

Byggeri med boliger tilhørende almene boligorganisationer. En afdeling er økonomisk uafhængig af andre afdelinger og af boligorganisationen. En boligafdeling kan indeholde erhvervs- og institutionsarealer.
Med den nye udvidelse af tvillingeværktøjet kan du nu både foretage interne og eksterne sammenligninger.

Alabu Bolig består nu af 70 afdelinger med i alt næsten 6.000 boliger.

»Vi går meget op i effektivisering. Vi har brugt tvillingeværktøjet flittigt til at sammenligne os på en række parametre med lignende almene boligorganisationer. Vi er meget positive over for også at kunne anvende værktøjet ned i vores egen organisation,« siger Klaus Ringgaard.

Et benchmarkingredskab

Tvillingeværktøjet er et redskab, som de almene boligorganisationer hurtigt og nemt kan bruge til benchmarking. Det er webbaseret og er således tilgængeligt fra mange platforme, og det har faglig tyngde, da det tager udgangspunkt i udvalgte stamdata eller socioøkonomiske data, heriblandt etnicitet, uddannelse, indkomst og tilknytning til arbejdsmarkedet. De forskellige typer data kan kombineres.

Sammenligningen foregår ved, at tvillingeværktøjet finder »tvillinger« - altså andre boligorganisationer eller boligafdelinger med nogenlunde samme profil, hvad angår stamdata og/eller socioøkonomiske data - alt efter hvad brugeren måtte ønske. Der kan vælges op til 20 »tvillinger«, hvis økonomiske nøgletal derpå bliver tilgængelige, så brugeren kan måle egen organisation/afdeling med tvillingerne.

»Tvillingerne« kan ses i tabeller, geografisk på et Google-kort, og tallene kan eksporteres til eksempelvis Excel om ønsket.«

Tvillingeværktøjet giver også mulighed for at gå videre med »tvillingerne« ved at foretage en mere detaljeret søgning i Landsbyggefondens andet benchmarkværktøj, nemlig regnskabsdatabasen.

Link til Regnskabsdatabasen

Nemt og kraftfuldt effektiviseringsredskab

»Vi forsøger løbende at gøre tvillingeværktøjet endnu bedre, fordi vi kan registrere, at der er rigtig mange, der bruger det. Vi møder også stor interesse, når vi er rundt i landet for at forklare om det. Reaktionerne fra alle er, at det er nemt at bruge«

Det siger Evy Ivarsson Nielsen, analysechef i Landsbyggefonden.

»Med det udvidede tvillingeværktøj kan man gå tættere på egne afdelinger. Man kan analysere yderligere på tallene. Det er ikke et enten eller, effektiv eller ineffektiv. Det giver altid stof til eftertanke at sammenligne driftsøkonomiske nøgletal. Man kan få et hurtigt overblik og koncentrere indsatsen, hvor der er mest behov for det,« siger Evy Ivarsson Nielsen.

Hun tilføjer, at tvillingeværktøjet - efter ønske fra brugere - også er blevet forbedret ved at indeholde udearealers størrelse, målt i kvadratmeter, på afdelingsniveau. Det har betydning, når for eksempel udgifterne til renholdelse skal vurderes.

Et muligt afsæt til dialog

Tilbage i Aalborg fortæller Klaus Ringgaard, at Alabu Bolig typisk bruger tvillingeværktøjet til benchmarking i forhold til 2-5 andre organisationer/afdelinger.

Beboerne i de almene boligområder kan drage fordel af, at boligafdelinger og -organisationer hele tiden stræber mod øget effektivitet.

»Så ved vi, hvor vi ligger relativt, og vi får et fingerpeg om, hvordan vi kan blive mere effektive. Vi vil også gerne anvende værktøjet til dialog med vores tvillinger, så vi kan lære af hinandens erfaringer,« siger Klaus Ringaard. 

Han forklarer, at tvillingeværktøjet er blevet endnu mere nyttigt efter fusionen i Alabu Bolig, hvor boligorganisationen skal forhandle store aftaler om drift på plads.

Tvillingeværktøjets økonomiske nøgletal er hentet fra boligorganisationernes indberettede regnskaber, og Klaus Ringgaard bemærker, at værdien af tvillingeværktøjets data bliver større, jo bedre boligorganisationerne hver især bliver til præcis indberetning.

Øger gennemsigtighed

Tvillingeværktøjet er også tænkt som en hjælp i de almene boligorganisationers samarbejde med kommunerne. Det gælder ved den obligatoriske forvaltningsrevision, hvor værktøjet kan medvirke til at øge gennemsigtigheden om omkostninger og effektivitet i boligorganisationerne og således styrke det offentlige tilsyn.

Det gælder ligeledes i styringsdialogen - det tilbagevendende såkaldte styringsdialogmøde mellem boligorganisationen og kommunen, der skal holdes mindst én gang om året, og har til formål at understøtte et løbende tilsyn. Også her er sammenlignelige tal en vigtig forudsætning.

I Aalborg Kommune, som er Alabu Boligs kommunale partner, er de ansatte i Team Bolig i By- og Landskabsforvaltningen bekendte med tvillingeværktøjet og glæder sig over, at det findes, og at boligorganisationer benytter det.

Mette Tams (tidl. Aalborg Kommune, red.) fortæller, at kommunen i forbindelse med styringsdialogen primært henter tal direkte i Landsbyggefondens regnskabsdatabase.

Landsbyggefondens analyseenhed foretager i samarbejde med Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen løbende videreudvikling af IT-platformen Almenstyringsdialog.dk, hvor fokus blandt andet er på at forenkle og lette den administrative opgave for boligorganisationerne og kommunerne.

I 2018 er der indarbejdet kvartalsmæssige opdateringer af effektivitetsdata.

 

»Så ved vi, hvor vi ligger relativt, og vi får et fingerpeg om, hvordan vi kan blive mere effektive. Vi vil også gerne anvende værktøjet til dialog med vores tvillinger, så vi kan lære af hinandens erfaringer,« siger Klaus Ringaard. 

Han forklarer, at tvillingeværktøjet er blevet endnu mere nyttigt efter fusionen i Alabu Bolig, hvor boligorganisationen skal forhandle store aftaler om drift på plads.

Tvillingeværktøjets økonomiske nøgletal er hentet fra boligorganisationernes indberettede regnskaber, og Klaus Ringgaard bemærker, at værdien af tvillingeværktøjets data bliver større, jo bedre boligorganisationerne hver især bliver til præcis indberetning.

Øger gennemsigtighed

Tvillingeværktøjet er også tænkt som en hjælp i de almene boligorganisationers samarbejde med kommunerne. Det gælder ved den obligatoriske forvaltningsrevision, hvor værktøjet kan medvirke til at øge gennemsigtigheden om omkostninger og effektivitet i boligorganisationerne og således styrke det offentlige tilsyn.

Det gælder ligeledes i styringsdialogen - det tilbagevendende såkaldte styringsdialogmøde mellem boligorganisationen og kommunen, der skal holdes mindst én gang om året, og har til formål at understøtte et løbende tilsyn. Også her er sammenlignelige tal en vigtig forudsætning.

I Aalborg Kommune, som er Alabu Boligs kommunale partner, er de ansatte i Team Bolig i By- og Landskabsforvaltningen bekendte med tvillingeværktøjet og glæder sig over, at det findes, og at boligorganisationer benytter det.

Mette Tams (tidl. Aalborg Kommune, red.) fortæller, at kommunen i forbindelse med styringsdialogen primært henter tal direkte i Landsbyggefondens regnskabsdatabase.

Landsbyggefondens analyseenhed foretager i samarbejde med Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen løbende videreudvikling af IT-platformen Almenstyringsdialog.dk, hvor fokus blandt andet er på at forenkle og lette den administrative opgave for boligorganisationerne og kommunerne.

I 2018 er der indarbejdet kvartalsmæssige opdateringer af effektivitetsdata.

 

På lbf.dk findes en brugervejledning samt en beskrivelse af datagrundlag og af forudsætningerne for beregningerne. Gå til tvillingværktøjet på lbf.dk

Her er kan du læse en artikel fra Landsbyggefondens Magasin om det oprindelige tvillingeværktøj.

Fotos i artiklen: Lars Just

På lbf.dk findes en brugervejledning samt en beskrivelse af datagrundlag og af forudsætningerne for beregningerne. Gå til tvillingværktøjet på lbf.dk

Her er kan du læse en artikel fra Landsbyggefondens Magasin om det oprindelige tvillingeværktøj.

Fotos i artiklen: Lars Just