LBF-orienterer nr. 426 21/12-2007

Indberetning af data til boligportalen Danmarkbolig.dk


Landsbyggefonden har senest med Landsbyggefonden orienterer nr. 423 af 7. november 2007 informeret om åbning af boligportalen: Danmarkbolig.dk. Det kan konstateres, at der er behov for yderligere præcisering af kravene til indberetningen og for at forlænge fristen for indberetningen.

Forlænget frist for indberetning til 1. marts 2008
Velfærdsministeriet har sendt forslag til ændring af driftsbekendtgørelsen i høring. Forslaget indebærer, at Landsbyggefondens bestyrelse skal fastsætte de mere detaljerede regler (retningslinier) for den obligatoriske indberetning til boligportalen. Forslag hertil forventes fremlagt på Landsbyggefondens kommende bestyrelsesmøde i februar 2008. Forslaget til retningslinier vil bygge på: ”Orientering om indhold og dataoverførsel til boligportalen Danmarkbolig.dk”, som fonden har henvist til ved åbning for indberetning af data til portalen med udsendelse af Landsbyggefonden orienterer nr. 423. Fristen for boligorganisationernes indberetning foreslås forlænget til den 1. marts 2008, således at de formelle regler kan nå at træde i kraft inden denne dato.

Indberetning på byggeafsnitsniveau
Det fremgår af orienteringsmaterialet, som er tilgængeligt på Landsbyggefondens hjemmeside, at lejlighedstyperne skal indberettes på byggeafsnitsniveau. Ikke alle boligorganisationer har data på byggeafsnitsniveau i deres administrative systemer. Kravet om indberetning på byggeafsnitsniveau kan derfor for nogle boligorganisationer medføre en arbejdsmæssig indsats i form af en manuel indberetning på dette niveau eller en tilpasning af de administrative systemer.

Særligt om afdelinger og byggeafsnit
Baggrunden for kravet om indberetning på byggeafsnitsniveau er angivet i orienteringsmaterialet og skyldes hensyn til de boligsøgendes behov og til håndtering af mange administrative sammenlægninger.

Problemstillingen er, at der er sammenlagte afdelinger med stor geografisk spredning (over 20 km) og stor aldersmæssig spredning (op til 80 år). Selv om der kan være gode administrative begrundelser for de sammenlagte afdelinger er sådanne spredninger på afdelingsniveau ikke hensigtsmæssige for den boligsøgende bl.a. af hensyn til den boligsøgendes interesse i lokale forhold som f.eks. institutioner og indkøbsmuligheder mv.

Boligernes tilgængelighed er registreret på byggeafsnit i www.handicapbolig.dk, idet det af samme årsager kan være vidt forskellige bygningstyper og tilgængelighedsforhold, der gør sig gældende på afdelingsniveau.

Administrativt sker der over 400 ændringer årligt bl.a. som følge af sammenlægninger af afdelinger. Når lejlighedstyperne er indberettet på byggeafsnit sker disse administrative ændringer automatisk i forbindelse med ændringer af stamdata, idet byggeafsnittene flyttes/ommærkes til en anden afdeling.

Eventuel tilpasning af IT-systemer
Det står selvfølgelig boligorganisationerne frit for at inddatere data manuelt via hjemmesiden. Dette ville kunne gøres forholdsvis hurtigt i hvert fald for mindre organisationer, idet stamdata er parat som skelet for indberetningen.

Såfremt boligorganisationen ønsker at indberette via udtræk fra IT-systemer, skal der ske en tilpasning af disse, hvis de ikke allerede er opbygget med hensyntagen til de fysiske byggeafsnit. Data for flere byggeafsnit, der indlægges på et byggeafsnit, vil betyde, at der udover den geografisk fejlplacering mv. vil være forskel mellem antallet af boliger opgjort i stamdata og det antal, der er indberettet via lejlighedstyperne. Det er således ikke holdbart at indberette alle afdelingens data alene på et byggeafsnit. Til hjælp for sammenkøring af data er der i stamdata angivet et ejendomsnummer for byggeafsnittet. Datakrav i forbindelse med indberetning er tidligere sendt til visse større boligorganisationer (med egne udviklede administrative systemer) og til de fire store eksterne leverandører af administrative systemer: ITR Data, Unik System Design, EG Data Inform og KTP Data.

Med baggrund i de tidligere nævnte gode årsager til at indberette på byggeafsnitsniveau og med baggrund i den forlængede frist for indberetning skal Landsbyggefonden indskærpe nødvendigheden af indberetning af data på byggeafsnits-niveau.

Nye tekniske muligheder
Det er nu blevet muligt at hente data for en hel organisation. Det vil sige data for den organisation, man er logget ind som eller data for den organisation som er valgt på listen, hvis man er logget ind som administrationsselskab. Knappen sidder under "Upload"-knappen og hedder: "Download data som xml".

Det har ikke været muligt for boligorganisationerne at se, hvordan de indberettede data kommer til at præsentere sig for de boligsøgende. Udviklingsarbejdet af den del af portalen, som retter sig mod de boligsøgende er nu kommet så langt, at der kun udestår mindre rettelser. Det er muligt, at se de indberettede data på denne adresse:

http://www.danmarkbolig.dk/Portal/UI/Aspx/default.aspx

Med venlig hilsen
LANDSBYGGEFONDEN

Gert Nielsen Birger R. Kristensen

Indberetning af data til boligportalen Danmarkbolig.dk


Landsbyggefonden har senest med Landsbyggefonden orienterer nr. 423 af 7. november 2007 informeret om åbning af boligportalen: Danmarkbolig.dk. Det kan konstateres, at der er behov for yderligere præcisering af kravene til indberetningen og for at forlænge fristen for indberetningen.

Forlænget frist for indberetning til 1. marts 2008
Velfærdsministeriet har sendt forslag til ændring af driftsbekendtgørelsen i høring. Forslaget indebærer, at Landsbyggefondens bestyrelse skal fastsætte de mere detaljerede regler (retningslinier) for den obligatoriske indberetning til boligportalen. Forslag hertil forventes fremlagt på Landsbyggefondens kommende bestyrelsesmøde i februar 2008. Forslaget til retningslinier vil bygge på: ”Orientering om indhold og dataoverførsel til boligportalen Danmarkbolig.dk”, som fonden har henvist til ved åbning for indberetning af data til portalen med udsendelse af Landsbyggefonden orienterer nr. 423. Fristen for boligorganisationernes indberetning foreslås forlænget til den 1. marts 2008, således at de formelle regler kan nå at træde i kraft inden denne dato.

Indberetning på byggeafsnitsniveau
Det fremgår af orienteringsmaterialet, som er tilgængeligt på Landsbyggefondens hjemmeside, at lejlighedstyperne skal indberettes på byggeafsnitsniveau. Ikke alle boligorganisationer har data på byggeafsnitsniveau i deres administrative systemer. Kravet om indberetning på byggeafsnitsniveau kan derfor for nogle boligorganisationer medføre en arbejdsmæssig indsats i form af en manuel indberetning på dette niveau eller en tilpasning af de administrative systemer.

Særligt om afdelinger og byggeafsnit
Baggrunden for kravet om indberetning på byggeafsnitsniveau er angivet i orienteringsmaterialet og skyldes hensyn til de boligsøgendes behov og til håndtering af mange administrative sammenlægninger.

Problemstillingen er, at der er sammenlagte afdelinger med stor geografisk spredning (over 20 km) og stor aldersmæssig spredning (op til 80 år). Selv om der kan være gode administrative begrundelser for de sammenlagte afdelinger er sådanne spredninger på afdelingsniveau ikke hensigtsmæssige for den boligsøgende bl.a. af hensyn til den boligsøgendes interesse i lokale forhold som f.eks. institutioner og indkøbsmuligheder mv.

Boligernes tilgængelighed er registreret på byggeafsnit i www.handicapbolig.dk, idet det af samme årsager kan være vidt forskellige bygningstyper og tilgængelighedsforhold, der gør sig gældende på afdelingsniveau.

Administrativt sker der over 400 ændringer årligt bl.a. som følge af sammenlægninger af afdelinger. Når lejlighedstyperne er indberettet på byggeafsnit sker disse administrative ændringer automatisk i forbindelse med ændringer af stamdata, idet byggeafsnittene flyttes/ommærkes til en anden afdeling.

Eventuel tilpasning af IT-systemer
Det står selvfølgelig boligorganisationerne frit for at inddatere data manuelt via hjemmesiden. Dette ville kunne gøres forholdsvis hurtigt i hvert fald for mindre organisationer, idet stamdata er parat som skelet for indberetningen.

Såfremt boligorganisationen ønsker at indberette via udtræk fra IT-systemer, skal der ske en tilpasning af disse, hvis de ikke allerede er opbygget med hensyntagen til de fysiske byggeafsnit. Data for flere byggeafsnit, der indlægges på et byggeafsnit, vil betyde, at der udover den geografisk fejlplacering mv. vil være forskel mellem antallet af boliger opgjort i stamdata og det antal, der er indberettet via lejlighedstyperne. Det er således ikke holdbart at indberette alle afdelingens data alene på et byggeafsnit. Til hjælp for sammenkøring af data er der i stamdata angivet et ejendomsnummer for byggeafsnittet. Datakrav i forbindelse med indberetning er tidligere sendt til visse større boligorganisationer (med egne udviklede administrative systemer) og til de fire store eksterne leverandører af administrative systemer: ITR Data, Unik System Design, EG Data Inform og KTP Data.

Med baggrund i de tidligere nævnte gode årsager til at indberette på byggeafsnitsniveau og med baggrund i den forlængede frist for indberetning skal Landsbyggefonden indskærpe nødvendigheden af indberetning af data på byggeafsnits-niveau.

Nye tekniske muligheder
Det er nu blevet muligt at hente data for en hel organisation. Det vil sige data for den organisation, man er logget ind som eller data for den organisation som er valgt på listen, hvis man er logget ind som administrationsselskab. Knappen sidder under "Upload"-knappen og hedder: "Download data som xml".

Det har ikke været muligt for boligorganisationerne at se, hvordan de indberettede data kommer til at præsentere sig for de boligsøgende. Udviklingsarbejdet af den del af portalen, som retter sig mod de boligsøgende er nu kommet så langt, at der kun udestår mindre rettelser. Det er muligt, at se de indberettede data på denne adresse:

http://www.danmarkbolig.dk/Portal/UI/Aspx/default.aspx

Med venlig hilsen
LANDSBYGGEFONDEN

Gert Nielsen Birger R. Kristensen