IT-platform for behandling af ansøgninger om driftsstøtte

Primo januar 2012 tager Landsbyggefonden en ny IT-platform i brug. Platformen er en overbygning på et nyt elektronisk sags- og datahåndteringssystem, der samtidigt tages i brug af fondens driftsstøtteafdeling. Den nye platform skal anvendes i boligorganisationernes kommunikation med fonden, når der søges om driftsstøtte. Dette gælder såvel igangværende som nye ansøgninger om renoveringsstøtte, boligsocial indsats, huslejestøtte, kapitaltilførsel og fritagelser. Enkelte dele af det nye system ibrugtages lidt senere. Dette gælder f. eks. indberetning af reguleringskonti. IT-platformen findes på webadressen Driftsstoette.lbf.dk.

Den nye platform har en række formål:

  1. At digitalisere den skriftlige kommunikation imellem ansøger, LBF og øvrige parter.
  2. At gøre det enkelt for brugerne at følge sagsforløb og fremdrift i sagerne.
  3. At give mulighed for enkelt at få overblik over status og nøgletal i sager i den enkelte organisation eller kommune.
  4. At genbruge data fra fondens øvrige indberetningssystemer og dermed lette ansøgerne og højne kvaliteten af de anvendte data.

Der er enkelte forhold der skal gøres opmærksom på ved overgangen til det nye system. Det tidligere anvendte totalskema udgår og erstattes af et egentligt ansøgningsskema. Alle ansøgninger til fonden om driftsstøtte starter i fremtiden med udfyldelsen af dette skema, og tildelingen af et ikke værdibærende sekscifret sagsnummer. Skemaet indeholder mange af de samme oplysninger som det hidtidigt anvendte totalskema, men på en række punkter vil skemaet være forudfyldt med oplysninger fra organisationernes indberetning i fondens regnskabsindberetningsssystem, stamdata, låneindberetningssystemet og Danmarkbolig.dk. Det skal understreges, at forudfyldte oplysninger skal valideres af boligorganisationerne.

Boligorganisationerne skal være særlig opmærksomme på, at organisationens stamdata er korrekt indberettet. Der vil ikke i den nye platform kunne rettes i de anvendte stamdata, idet det forudsættes, at disse er korrekt indberettet. Eventuelle fejl, der konstateres i de benyttede stamdata, vil forsinke sagsbehandling af sagerne.

Samtidig med ibrugtagelsen af den nye platform ønsker fonden at modtage alt materiale vedr. ansøgninger i digital form, samt at ansøgerne anvender det nye system. Undtaget herfra er de store tekniske rapporter, der udarbejdes i forbindelse med renoveringsstøttesager, disse ønskes fremsendt både digitalt og i papirform. Foruden boligorganisationerne vil kommunerne have adgang til det nye system. Kommunerne vil kunne følge alle igangværende sager i det nye system, men har ikke en sagsbehandler rolle. Revisor for den enkelte organisation vil få adgang til at godkende reguleringskonti via platformen. Fremsendelse af dokumenter fra fonden til kommuner vedrørende de enkelte sager vil ligeledes foregå digitalt.

Digital Signatur/NemID.

Adgang til systemet skal ske via anvendelsen af digital signatur/NemID. Der henvises til fondens generelle retningslinier af 21. september 2010 om regnskabsindberetning pkt. 4. Digital signatur. Landsbyggefonden har i fondens øvrige indberetningssystemer baseret sig på et kendt og simpelt system med brugernavn og adgangskode for hver boligorganisation og administrationsorganisation. I takt med at digital signatur/NemID er blevet udbredt bl.a. via indberetning til Skat mv. ibrugtages et brugerstyringssystem baseret på medarbejdersignatur. I en sådan signatur er der fra begyndelsen information om det pågældende firmas CVR-nummer, hvorfor man kan identificere den indberettende boligorganisation. Der er også et behov for at skelne mellem forskellige personer/roller i en boligorganisation, idet rollen som tegningsberettiget typisk er forbeholdt nogle få, mens andre har stået for indberetningen af ledige lejligheder osv. Til at håndtere dette er der til digital signatur knyttet et Attributstyringssystem, som fonden samtidigt tager i brug.

Den person i organisationen (LRA-rollen), der har fået kompetence til at udstede medarbejdersignaturer, kan via dette system tildele en eller flere attributter/roller til en medarbejder via dennes medarbejdersignatur. Attributterne/rollerne bliver offentliggjort af Landsbyggefonden via Danid. Dermed har boligorganisationen selv kontrol over brugerstyringen, og kan vedligeholde rettigheder ved interne organisationsændringer samt til- og fratrædelse af medarbejdere. Endvidere er organisationen ikke afhængig af kontakt til Landsbyggefonden for glemte adgangskoder mv. Den enkelte boligorganisation vil få mulighed for at tildele adgang til eksterne byggeforretningsførere eller rådgivere, i det omfang organisationerne skønner, at dette er formålstjenstligt.

I en overgangsfase frem til 1. april 2012 er det for boligorganisationer muligt at benytte de sædvanlige brugernavne og adgangskoder under boligorganisationens ansvar. Kommuner kan ligeledes få adgang ved anvendelsen af digital signatur/NemID, eller ved anvendelse af de sædvanlige brugernavne og adgangskoder, der anvendes til at logge ind på almenstyringsdialog.lbf.dk. Revisionen skal anvende digital signatur/NemID til login.

Overgangperiode/introduktionskurser.

I forbindelsen med indkøring af det nye system vil der være en række overgangsproblematikker. Her gælder, at alle nye ansøgninger opstartes i det nye system. Sagsbehandling af igangværende sager fortsættes i det nye system. Sideløbende med udviklingen har fonden iværksat scanning af dokumenter vedrørende igangværende sager. Dette projekt forventes afsluttet i 2012, og der vil løbende blive knyttet scannede dokumenter til de enkelte sager i systemet. Det bemærkes, at eksisterende L-sager (landsdispositionsfondssager) uden LBF-skitse/forslag til kapitaltilførsel afsluttes manuelt i 2011. Sager, der har fortsat et driftsstøttebehov, må rejses igen i den nye IT-platform i 2012.

Som det fremgår af nedenstående, afholdes der en række introduktionskurser til det nye system i starten af det nye år. På kurserne vil der mere detaljeret blive gjort rede for brugen af den nye platform, og deraf følgende formkrav i forbindelse med behandling og fremsendelse af ansøgning og materiale til disse.

I forbindelse med indkøring af det nye system vil der opstå en række spørgsmål til brugen af systemet. Den enkelte sagsbehandler i fondens driftsstøtteafdeling kan kontaktes for eventuelle spørgsmål.

Der vil som en del af systemet kunne findes en kortere vejledning. Herudover vil der blive afholdt en række introduktionskurser. Der er to kursusrækker. Der afholdes 6 kurser, hvor der gives en generel introduktion til brugen af systemet med særlig fokus på renoveringsstøtte, samt særlig driftsstøtte:

  • Kursus nr. 2011-0298 - mandag den 16. januar 2012 i København i Boligselskabernes hus kl. 10.00-12.30, med efterfølgende frokost.
  • Kursus nr. 2011-0300 - tirsdag den 17. januar 2012 i Scandic Århus V kl. 10.00-12.30, med efterfølgende frokost.
  • Kursus nr. 2011-0302 - onsdag den 18. januar 2012 i Scandic Aalborg kl. 10.00-12.30, med efterfølgende frokost.
  • Kursus nr. 2011-0303 - mandag den 23. januar 2012 i Scandic Odense, kl. 10.00-12.30, med efterfølgende frokost.
  • Kursus nr. 2011-0305 - tirsdag den 24. januar 2012 i Scandic Kolding kl. 10.00-12.30, med efterfølgende frokost.
  • Kursus nr. 2011-0306, torsdag den 26. januar 2012 i København i Boligselskabernes hus, kl. 10.00-12.30 med efterfølgende frokost.

Der afholdes 3 kurser med særlig fokus på håndteringen af boligsociale sager i det nye system. I forbindelse med ibrugtagningen af den nye platform er der en række nye skemaer der tages i brug:

  • Kursus nr. 2011-0299 - mandag den 16. januar 2012 i København i Boligselskabernes hus kl. 13.30-16.30.
  • Kursus nr.2011-0301 - tirsdag den 17. januar 2012 i Scandic Århus V kl. 13.30-16.30.
  • Kursus nr. 2011-0304 - mandag den 23. januar 2012 i Scandic Odense kl. 13.30-16.30.

Tilmelding til disse kurser sker til BL til kursus@bl.dk eller på tlf. nr. 33 76 20 31 til Kirsten Jepsen.

Med venlig hilsen

LANDSBYGGEFONDEN

f/Bent Madsen Birger R. Kristensen

Primo januar 2012 tager Landsbyggefonden en ny IT-platform i brug. Platformen er en overbygning på et nyt elektronisk sags- og datahåndteringssystem, der samtidigt tages i brug af fondens driftsstøtteafdeling. Den nye platform skal anvendes i boligorganisationernes kommunikation med fonden, når der søges om driftsstøtte. Dette gælder såvel igangværende som nye ansøgninger om renoveringsstøtte, boligsocial indsats, huslejestøtte, kapitaltilførsel og fritagelser. Enkelte dele af det nye system ibrugtages lidt senere. Dette gælder f. eks. indberetning af reguleringskonti. IT-platformen findes på webadressen Driftsstoette.lbf.dk.

Den nye platform har en række formål:

  1. At digitalisere den skriftlige kommunikation imellem ansøger, LBF og øvrige parter.
  2. At gøre det enkelt for brugerne at følge sagsforløb og fremdrift i sagerne.
  3. At give mulighed for enkelt at få overblik over status og nøgletal i sager i den enkelte organisation eller kommune.
  4. At genbruge data fra fondens øvrige indberetningssystemer og dermed lette ansøgerne og højne kvaliteten af de anvendte data.

Der er enkelte forhold der skal gøres opmærksom på ved overgangen til det nye system. Det tidligere anvendte totalskema udgår og erstattes af et egentligt ansøgningsskema. Alle ansøgninger til fonden om driftsstøtte starter i fremtiden med udfyldelsen af dette skema, og tildelingen af et ikke værdibærende sekscifret sagsnummer. Skemaet indeholder mange af de samme oplysninger som det hidtidigt anvendte totalskema, men på en række punkter vil skemaet være forudfyldt med oplysninger fra organisationernes indberetning i fondens regnskabsindberetningsssystem, stamdata, låneindberetningssystemet og Danmarkbolig.dk. Det skal understreges, at forudfyldte oplysninger skal valideres af boligorganisationerne.

Boligorganisationerne skal være særlig opmærksomme på, at organisationens stamdata er korrekt indberettet. Der vil ikke i den nye platform kunne rettes i de anvendte stamdata, idet det forudsættes, at disse er korrekt indberettet. Eventuelle fejl, der konstateres i de benyttede stamdata, vil forsinke sagsbehandling af sagerne.

Samtidig med ibrugtagelsen af den nye platform ønsker fonden at modtage alt materiale vedr. ansøgninger i digital form, samt at ansøgerne anvender det nye system. Undtaget herfra er de store tekniske rapporter, der udarbejdes i forbindelse med renoveringsstøttesager, disse ønskes fremsendt både digitalt og i papirform. Foruden boligorganisationerne vil kommunerne have adgang til det nye system. Kommunerne vil kunne følge alle igangværende sager i det nye system, men har ikke en sagsbehandler rolle. Revisor for den enkelte organisation vil få adgang til at godkende reguleringskonti via platformen. Fremsendelse af dokumenter fra fonden til kommuner vedrørende de enkelte sager vil ligeledes foregå digitalt.

Digital Signatur/NemID.

Adgang til systemet skal ske via anvendelsen af digital signatur/NemID. Der henvises til fondens generelle retningslinier af 21. september 2010 om regnskabsindberetning pkt. 4. Digital signatur. Landsbyggefonden har i fondens øvrige indberetningssystemer baseret sig på et kendt og simpelt system med brugernavn og adgangskode for hver boligorganisation og administrationsorganisation. I takt med at digital signatur/NemID er blevet udbredt bl.a. via indberetning til Skat mv. ibrugtages et brugerstyringssystem baseret på medarbejdersignatur. I en sådan signatur er der fra begyndelsen information om det pågældende firmas CVR-nummer, hvorfor man kan identificere den indberettende boligorganisation. Der er også et behov for at skelne mellem forskellige personer/roller i en boligorganisation, idet rollen som tegningsberettiget typisk er forbeholdt nogle få, mens andre har stået for indberetningen af ledige lejligheder osv. Til at håndtere dette er der til digital signatur knyttet et Attributstyringssystem, som fonden samtidigt tager i brug.

Den person i organisationen (LRA-rollen), der har fået kompetence til at udstede medarbejdersignaturer, kan via dette system tildele en eller flere attributter/roller til en medarbejder via dennes medarbejdersignatur. Attributterne/rollerne bliver offentliggjort af Landsbyggefonden via Danid. Dermed har boligorganisationen selv kontrol over brugerstyringen, og kan vedligeholde rettigheder ved interne organisationsændringer samt til- og fratrædelse af medarbejdere. Endvidere er organisationen ikke afhængig af kontakt til Landsbyggefonden for glemte adgangskoder mv. Den enkelte boligorganisation vil få mulighed for at tildele adgang til eksterne byggeforretningsførere eller rådgivere, i det omfang organisationerne skønner, at dette er formålstjenstligt.

I en overgangsfase frem til 1. april 2012 er det for boligorganisationer muligt at benytte de sædvanlige brugernavne og adgangskoder under boligorganisationens ansvar. Kommuner kan ligeledes få adgang ved anvendelsen af digital signatur/NemID, eller ved anvendelse af de sædvanlige brugernavne og adgangskoder, der anvendes til at logge ind på almenstyringsdialog.lbf.dk. Revisionen skal anvende digital signatur/NemID til login.

Overgangperiode/introduktionskurser.

I forbindelsen med indkøring af det nye system vil der være en række overgangsproblematikker. Her gælder, at alle nye ansøgninger opstartes i det nye system. Sagsbehandling af igangværende sager fortsættes i det nye system. Sideløbende med udviklingen har fonden iværksat scanning af dokumenter vedrørende igangværende sager. Dette projekt forventes afsluttet i 2012, og der vil løbende blive knyttet scannede dokumenter til de enkelte sager i systemet. Det bemærkes, at eksisterende L-sager (landsdispositionsfondssager) uden LBF-skitse/forslag til kapitaltilførsel afsluttes manuelt i 2011. Sager, der har fortsat et driftsstøttebehov, må rejses igen i den nye IT-platform i 2012.

Som det fremgår af nedenstående, afholdes der en række introduktionskurser til det nye system i starten af det nye år. På kurserne vil der mere detaljeret blive gjort rede for brugen af den nye platform, og deraf følgende formkrav i forbindelse med behandling og fremsendelse af ansøgning og materiale til disse.

I forbindelse med indkøring af det nye system vil der opstå en række spørgsmål til brugen af systemet. Den enkelte sagsbehandler i fondens driftsstøtteafdeling kan kontaktes for eventuelle spørgsmål.

Der vil som en del af systemet kunne findes en kortere vejledning. Herudover vil der blive afholdt en række introduktionskurser. Der er to kursusrækker. Der afholdes 6 kurser, hvor der gives en generel introduktion til brugen af systemet med særlig fokus på renoveringsstøtte, samt særlig driftsstøtte:

  • Kursus nr. 2011-0298 - mandag den 16. januar 2012 i København i Boligselskabernes hus kl. 10.00-12.30, med efterfølgende frokost.
  • Kursus nr. 2011-0300 - tirsdag den 17. januar 2012 i Scandic Århus V kl. 10.00-12.30, med efterfølgende frokost.
  • Kursus nr. 2011-0302 - onsdag den 18. januar 2012 i Scandic Aalborg kl. 10.00-12.30, med efterfølgende frokost.
  • Kursus nr. 2011-0303 - mandag den 23. januar 2012 i Scandic Odense, kl. 10.00-12.30, med efterfølgende frokost.
  • Kursus nr. 2011-0305 - tirsdag den 24. januar 2012 i Scandic Kolding kl. 10.00-12.30, med efterfølgende frokost.
  • Kursus nr. 2011-0306, torsdag den 26. januar 2012 i København i Boligselskabernes hus, kl. 10.00-12.30 med efterfølgende frokost.

Der afholdes 3 kurser med særlig fokus på håndteringen af boligsociale sager i det nye system. I forbindelse med ibrugtagningen af den nye platform er der en række nye skemaer der tages i brug:

  • Kursus nr. 2011-0299 - mandag den 16. januar 2012 i København i Boligselskabernes hus kl. 13.30-16.30.
  • Kursus nr.2011-0301 - tirsdag den 17. januar 2012 i Scandic Århus V kl. 13.30-16.30.
  • Kursus nr. 2011-0304 - mandag den 23. januar 2012 i Scandic Odense kl. 13.30-16.30.

Tilmelding til disse kurser sker til BL til kursus@bl.dk eller på tlf. nr. 33 76 20 31 til Kirsten Jepsen.

Med venlig hilsen

LANDSBYGGEFONDEN

f/Bent Madsen Birger R. Kristensen