Interviewskema del 2 til brug for ekstern granskning og indberetning af drifts- og vedligeholdelsesplaner

Landsbyggefonden har tidligere orienteret om, at fonden har iværksat et arbejde med at opbygge et nyt digitalt alment bygningsregister i forbindelse med den eksterne granskningsopgave mv. - Det Centrale Almene Bygningsregister (DCAB), bl.a. i "LBF-Orienterer" nr. 843 fra 28. oktober 2020.

Interviewskema
Til brug for det videre arbejde med den eksterne granskningsopgave mv. skal boligorganisationerne udfylde og indberette et digitalt interviewskema med oplysninger om den enkelte afdeling og de forskellige bygningstyper, der er i afdelingen. De udfyldte interviewskemaer er en forudsætning for, at granskningen mv. kan påbegyndes 1. april 2021. Udfyldelse og indberetning af interviewskemaerne består af to dele.

Indberetning til Landsbyggefonden af informationerne i del 1 i interviewskemaet skulle være sket senest 1. december 2020.

Det er en forudsætning for at kunne udfylde del 2, at del 1 er udfyldt og indberettet.

Interviewskema del 2
Indberetningen til Landsbyggefonden af informationerne i del 2 skal foretages senest 1. april 2021. Indberetningen omfatter bl.a.:

  • Oprettelse og navngivning af bygningstyper med retvisende navne.
  • Tilknytte bygninger til de oprettede bygningstyper.
  • Angive indbygningsår for de 20 udvalgte bygningsdele for hver bygningstype.
  • Angive oplysninger om tegningsmateriale, droneoverflyvning mv.
  • Upload af relevant tegningsmateriale mv.
  • Enkelte spørgsmål om udvalgte bygningsdele

Interviewskemaet tilgås via fondens hjemmeside under selvbetjeningsløsninger https://lbf.dk/selvbetjeninger/, og der logges på med NemID medarbejdersignatur, hvor der er oprettet særskilte rettigheder til boligorganisationer, som skal tildeles den enkelte medarbejders NemID.

Til brug for det videre arbejde har boligorganisationerne nu mulighed for at downloade en liste over alle bygningerne med tilhørende oplysninger samt en liste over alle de bygningstyper, boligorganisationerne har oprettet.

Landsbyggefonden er i gang med at udvikle en teknisk løsning (API), så boligorganisationerne i et vist omfang kan udfylde dele af interviewskemaets del 2 via en web-service. Nærmere informationer om denne løsning vil komme primo 2021.

Interviewskema del 1 – yderligere bygninger tilføjet
Landsbyggefonden er efter den første oprettelse af interviewskema del 1, blevet bekendt med et mindre antal bygninger, der ikke i første omgang kunne placeres på de konkrete afdelinger. Disse bygninger er efterfølgende den 15. december 2020 tilknyttet de konkrete afdelinger. Dermed er der i enkelte boligorganisationer, afdelinger der ikke er udfyldt og indberettet interviewskema del 1 for.

Boligorganisationerne skal derfor i disse konkrete tilfælde også udfylde og indberette del 1 af interviewskemaet for de manglende. Fristen for dette er senest 1. april 2021 i lighed med del 2 af interviewskemaet.

Hvis det efter påbegyndt granskning viser sig, at der er fejl i boligorganisationernes registrering af bygningstyper, skal boligorganisationerne tilrette registreringerne efter dialog med gransker.

Vejledningsmaterialer
Til brug for udfyldelse og indberetning af interviewskemaerne er der udarbejdet en række vejledningsmaterialer, der er tilgængelige dels på fondens hjemmeside https://lbf.dk/selvbetjeninger/det-centrale-almene-bygningsregister/ og i selve selvbetjeningsløsningen https://bygningsregister.lbf.dk/

  • Brugervejledning til del 2 af interviewskema
  • Brugervejledning til del 1 af interviewskema
  • FAQ (spørgsmål og svar om bygningstyper, granskning, interviewskema mv)
  • Definitioner af bygningstyper og andre centrale begreber i interviewskema

Vejledningsmaterialerne udbygges løbende.

Indberetning af drift og vedligeholdelsesplaner (DV/PPV-planer)
Et centralt element i den eksterne granskning og i bygningsregistret er data fra afdelingernes langtidsbudgetter for planlagt og periodisk vedligeholdelse.

Som tidligere udmeldt betyder det blandt andet, at boligorganisationerne årligt skal indberette afdelingernes drifts- og vedligeholdelsesplaner til bygningsregistret.

Der åbnes op for indberetningen ca. 1 februar 2021. Fristen for indberetning er senest 1. april 2021.

Indberetning vil kunne ske enten via boligorganisationernes ERP-systemer (via en web-service), eller ved en manuel indtastning i en brugerflade i bygningsregistret.

Landsbyggefonden er i dialog med de forskellige ERP-leverandører om udvikling af de tekniske løsninger til indberetning via web-service til bygningsregistret.

Detaljeringsgraden af boligorganisationernes drifts- og vedligeholdelsesplaner er umiddelbart varierende. Der vil være mulighed for at indberette på flere niveauer. Der vil ikke være krav til boligorganisationerne om at ændre på den eksisterende detaljeringsgrad. Boligorganisationerne indberetter altså de data, der forefindes på indberetningstidspunktet.

Yderligere informationer om indberetning af drifts- og vedligeholdelsesplanerne kommer primo 2021.

Eventuelle spørgsmål til udfyldelse af interviewskemaet kan rettes til Landsbyggefondens Center for Almen Analyse, Rasmus Kofoed Pedersen på rkp@lbf.dk eller tlf.: 3376 2121 eller Henning Kjær Rasmussen på hkr@lbf.dk eller tlf.: 3376 2128. 

Med venlig hilsen
LANDSBYGGEFONDEN

Bent Madsen
Bent Madsen
Birger R. Kristensen
Birger R. Kristensen

Landsbyggefonden har tidligere orienteret om, at fonden har iværksat et arbejde med at opbygge et nyt digitalt alment bygningsregister i forbindelse med den eksterne granskningsopgave mv. - Det Centrale Almene Bygningsregister (DCAB), bl.a. i "LBF-Orienterer" nr. 843 fra 28. oktober 2020.

Interviewskema
Til brug for det videre arbejde med den eksterne granskningsopgave mv. skal boligorganisationerne udfylde og indberette et digitalt interviewskema med oplysninger om den enkelte afdeling og de forskellige bygningstyper, der er i afdelingen. De udfyldte interviewskemaer er en forudsætning for, at granskningen mv. kan påbegyndes 1. april 2021. Udfyldelse og indberetning af interviewskemaerne består af to dele.

Indberetning til Landsbyggefonden af informationerne i del 1 i interviewskemaet skulle være sket senest 1. december 2020.

Det er en forudsætning for at kunne udfylde del 2, at del 1 er udfyldt og indberettet.

Interviewskema del 2
Indberetningen til Landsbyggefonden af informationerne i del 2 skal foretages senest 1. april 2021. Indberetningen omfatter bl.a.:

  • Oprettelse og navngivning af bygningstyper med retvisende navne.
  • Tilknytte bygninger til de oprettede bygningstyper.
  • Angive indbygningsår for de 20 udvalgte bygningsdele for hver bygningstype.
  • Angive oplysninger om tegningsmateriale, droneoverflyvning mv.
  • Upload af relevant tegningsmateriale mv.
  • Enkelte spørgsmål om udvalgte bygningsdele

Interviewskemaet tilgås via fondens hjemmeside under selvbetjeningsløsninger https://lbf.dk/selvbetjeninger/, og der logges på med NemID medarbejdersignatur, hvor der er oprettet særskilte rettigheder til boligorganisationer, som skal tildeles den enkelte medarbejders NemID.

Til brug for det videre arbejde har boligorganisationerne nu mulighed for at downloade en liste over alle bygningerne med tilhørende oplysninger samt en liste over alle de bygningstyper, boligorganisationerne har oprettet.

Landsbyggefonden er i gang med at udvikle en teknisk løsning (API), så boligorganisationerne i et vist omfang kan udfylde dele af interviewskemaets del 2 via en web-service. Nærmere informationer om denne løsning vil komme primo 2021.

Interviewskema del 1 – yderligere bygninger tilføjet
Landsbyggefonden er efter den første oprettelse af interviewskema del 1, blevet bekendt med et mindre antal bygninger, der ikke i første omgang kunne placeres på de konkrete afdelinger. Disse bygninger er efterfølgende den 15. december 2020 tilknyttet de konkrete afdelinger. Dermed er der i enkelte boligorganisationer, afdelinger der ikke er udfyldt og indberettet interviewskema del 1 for.

Boligorganisationerne skal derfor i disse konkrete tilfælde også udfylde og indberette del 1 af interviewskemaet for de manglende. Fristen for dette er senest 1. april 2021 i lighed med del 2 af interviewskemaet.

Hvis det efter påbegyndt granskning viser sig, at der er fejl i boligorganisationernes registrering af bygningstyper, skal boligorganisationerne tilrette registreringerne efter dialog med gransker.

Vejledningsmaterialer
Til brug for udfyldelse og indberetning af interviewskemaerne er der udarbejdet en række vejledningsmaterialer, der er tilgængelige dels på fondens hjemmeside https://lbf.dk/selvbetjeninger/det-centrale-almene-bygningsregister/ og i selve selvbetjeningsløsningen https://bygningsregister.lbf.dk/

  • Brugervejledning til del 2 af interviewskema
  • Brugervejledning til del 1 af interviewskema
  • FAQ (spørgsmål og svar om bygningstyper, granskning, interviewskema mv)
  • Definitioner af bygningstyper og andre centrale begreber i interviewskema

Vejledningsmaterialerne udbygges løbende.

Indberetning af drift og vedligeholdelsesplaner (DV/PPV-planer)
Et centralt element i den eksterne granskning og i bygningsregistret er data fra afdelingernes langtidsbudgetter for planlagt og periodisk vedligeholdelse.

Som tidligere udmeldt betyder det blandt andet, at boligorganisationerne årligt skal indberette afdelingernes drifts- og vedligeholdelsesplaner til bygningsregistret.

Der åbnes op for indberetningen ca. 1 februar 2021. Fristen for indberetning er senest 1. april 2021.

Indberetning vil kunne ske enten via boligorganisationernes ERP-systemer (via en web-service), eller ved en manuel indtastning i en brugerflade i bygningsregistret.

Landsbyggefonden er i dialog med de forskellige ERP-leverandører om udvikling af de tekniske løsninger til indberetning via web-service til bygningsregistret.

Detaljeringsgraden af boligorganisationernes drifts- og vedligeholdelsesplaner er umiddelbart varierende. Der vil være mulighed for at indberette på flere niveauer. Der vil ikke være krav til boligorganisationerne om at ændre på den eksisterende detaljeringsgrad. Boligorganisationerne indberetter altså de data, der forefindes på indberetningstidspunktet.

Yderligere informationer om indberetning af drifts- og vedligeholdelsesplanerne kommer primo 2021.

Eventuelle spørgsmål til udfyldelse af interviewskemaet kan rettes til Landsbyggefondens Center for Almen Analyse, Rasmus Kofoed Pedersen på rkp@lbf.dk eller tlf.: 3376 2121 eller Henning Kjær Rasmussen på hkr@lbf.dk eller tlf.: 3376 2128. 

Med venlig hilsen
LANDSBYGGEFONDEN

Bent Madsen
Bent Madsen
Birger R. Kristensen
Birger R. Kristensen