DCAB - Indberetning af interviewskema og drifts- og vedligeholdelsesplaner til brug for ekstern granskning

Landsbyggefonden har tidligere orienteret om, at fonden har iværksat et arbejde med at opbygge et nyt digitalt alment bygningsregister i forbindelse med den eksterne granskningsopgave mv. - Det Centrale Almene Bygningsregister (DCAB), bl.a. i LBF-Orienterer nr. 843 fra 28. oktober 2020 og nr. 848 fra 18. december 2020. 

Indberetning af interviewskemaets del 2, som bl.a. omfatter oplysninger om indbygningsår og upload af tegningsmateriale, kan ske manuelt eller via en webløsning og indberetning af drifts- og vedligeholdelsesplaner (PPV-planer) kan enten ske via boligorganisationernes ERP-systemer (via en web-service), eller ved en manuel indtastning i en brugerflade i bygningsregistret. 

Fristen for indberetning af interviewskemaer og PPV-planer er senest 1. april 2021.

Interviewskema del 2 – webservice til upload af data
Der er pt. og fremover fortsat mulighed for at udfylde interviewskemaet manuelt via indtastning i selvbetjeningsløsningen på fondens hjemmeside.

Landsbyggefonden har desuden udviklet en teknisk løsning (API), som giver boligorganisationerne mulighed for at udfylde interviewskemaets del 2, som bl.a. omfatter oplysninger om indbygningsår og upload af tegningsmateriale mv.

Løsningen kan benyttes fra mandag den 8. februar 2021.

Den nye tekniske løsning giver mulighed for at indberette interviewskema via system til system integration (API). På denne måde kan der indberettes data fra mange bygningstyper efter hinanden meget hurtigere end ved den manuelle indberetning. Der kan både indberettes feltindhold til skemaet samt indsendes dokumenter.

Boligorganisationerne skal selv - eller via en IT-leverandør - etablere den interne del af IT-systemet, der skal kalde op til Landsbyggefondens IT-system. Endvidere skal data og dokumenter med tilhørende information klargøres, så de kan indberettes via løsningen. Der skal udstedes en digital sikkerhedsnøgle, som er kædet sammen med et eller flere CVR-numre for boligorganisationer. Der er udarbejdet detaljeret teknisk vejledning til snitfladen og valideringen, og der er etableret mulighed for at teste indberetningen.

Interviewskema del 1 – fortsat enkelte der ikke har indberettet
Der er fortsat enkelte boligorganisationer, der ikke har indberettet del 1 i interviewskemaet. Enkelte boligorganisationer kan endvidere have afdelinger, der ikke er udfyldt og indberettet del 1 af interviewskema for, da et mindre antal bygninger, som i første omgang ikke kunne placeres i bygningsregistret, efterfølgende er blevet tilknyttet konkrete afdelinger.

Indberetning til Landsbyggefonden af informationerne i del 1 i interviewskemaet skulle være sket senest 1. december 2020. Det er en forudsætning for at kunne udfylde del 2, at del 1 er udfyldt og indberettet.

Indberetning af PPV-planer
Et centralt element i den eksterne granskning og i bygningsregistret er data fra afdelingernes langtidsbudgetter for planlagt og periodisk vedligeholdelse.

Som tidligere udmeldt betyder det blandt andet, at boligorganisationerne årligt skal indberette afdelingernes drifts- og vedligeholdelsesplaner (vedligeholdelses- og fornyelsesplaner/PPV-planer) til bygningsregistret. 

Afdelingernes PPV-planer kan indberettes for det ønskede niveau: Afdelings-, byggeafsnits- eller bygningsniveau. Dog skal planerne udformes og indberettes i overensstemmelse med gældende Forvaltnings Klassifikation med tilhørende kontonumre. Dette gælder både ved indberetning fra boligorganisationernes IT-systemer (ERP-systemer) via en web-service og ved manuel indtastning.

Indberetning kan ske enten via boligorganisationernes ERP-systemer (via en web-service), eller ved en manuel indtastning i en brugerflade i bygningsregistret.

Indberetning via ERP-systemer (via API):

Der er også oprettet mulighed for system til system indberetning af PPV-planer. Boligorganisationerne skal selv - eller via en IT-leverandør - etablere den interne del af IT-systemet, der skal kalde op til Landsbyggefondens IT-system. Endvidere skal data klargøres eller hentes ud af bestående IT-systemer, så de kan indberettes via løsningen. Der skal udstedes en digital sikkerhedsnøgle, som er kædet sammen med et eller flere CVR-numre for boligorganisationer. Der er udarbejdet detaljeret teknisk vejledning til snitfladen og valideringen, og der er etableret mulighed for at teste indberetningen.

Indberetning via webservicen kan ske fra mandag den 8. februar 2021. 

Indberetning ved manuel indtastning:

Der er etableret en mulighed for at indberette PPV-planerne via manuel indtastning via en brugerflade i bygningsregistret. Via login med NemID-medarbejdersignatur som ved øvrige indberetninger kan der indberettes PPV-plan for det ønskede niveau afdeling, byggeafsnit eller bygning.

Indberetning ved manuel indtastning forventes åbnet senest 1. marts 2021.

Status på udbud af granskning
Selve granskningsopgaven er i EU-udbud og i første halvdel af april 2021 indgås der kontrakter med leverandørerne. Udbuddet omfatter alle boligorganisationernes almene boligafdelinger der indeholder boliger. Institutioner, varmecentraler, vaskerier o. lign. der udgør selvstændige afdelinger, er ikke medtaget i udbuddet. Disse afdelinger vil blive gransket på et senere tidspunkt. 

Vejledningsmaterialer
Til brug for udfyldelse og indberetning af interviewskemaerne og PPV-planer er der udarbejdet en række vejledningsmaterialer, der er tilgængelige dels på fondens hjemmeside https://lbf.dk/selvbetjeninger/det-centrale-almene-bygningsregister/ og i selve selvbetjeningsløsningen https://bygningsregister.lbf.dk/

  • Brugervejledninger til del 1 og del 2 af interviewskema
  • FAQ (spørgsmål og svar om bygningstyper, granskning, indberetning af interviewskema og PPV-planer mv.)
  • Definitioner af bygningstyper og andre centrale begreber i interviewskema

Vejledningsmaterialerne udbygges løbende.

Eventuelle spørgsmål til udfyldelse af interviewskemaet samt indberetning af PPV-planer kan rettes til Landsbyggefondens Center for Almen Analyse, Rasmus Kofoed Pedersen på rkp@lbf.dk eller tlf.: 3376 2121 eller Henning Kjær Rasmussen på hkr@lbf.dk eller tlf.: 3376 2128.

Med venlig hilsen
LANDSBYGGEFONDEN

Bent Madsen
Bent Madsen
Birger R. Kristensen
Birger R. Kristensen

Landsbyggefonden har tidligere orienteret om, at fonden har iværksat et arbejde med at opbygge et nyt digitalt alment bygningsregister i forbindelse med den eksterne granskningsopgave mv. - Det Centrale Almene Bygningsregister (DCAB), bl.a. i LBF-Orienterer nr. 843 fra 28. oktober 2020 og nr. 848 fra 18. december 2020. 

Indberetning af interviewskemaets del 2, som bl.a. omfatter oplysninger om indbygningsår og upload af tegningsmateriale, kan ske manuelt eller via en webløsning og indberetning af drifts- og vedligeholdelsesplaner (PPV-planer) kan enten ske via boligorganisationernes ERP-systemer (via en web-service), eller ved en manuel indtastning i en brugerflade i bygningsregistret. 

Fristen for indberetning af interviewskemaer og PPV-planer er senest 1. april 2021.

Interviewskema del 2 – webservice til upload af data
Der er pt. og fremover fortsat mulighed for at udfylde interviewskemaet manuelt via indtastning i selvbetjeningsløsningen på fondens hjemmeside.

Landsbyggefonden har desuden udviklet en teknisk løsning (API), som giver boligorganisationerne mulighed for at udfylde interviewskemaets del 2, som bl.a. omfatter oplysninger om indbygningsår og upload af tegningsmateriale mv.

Løsningen kan benyttes fra mandag den 8. februar 2021.

Den nye tekniske løsning giver mulighed for at indberette interviewskema via system til system integration (API). På denne måde kan der indberettes data fra mange bygningstyper efter hinanden meget hurtigere end ved den manuelle indberetning. Der kan både indberettes feltindhold til skemaet samt indsendes dokumenter.

Boligorganisationerne skal selv - eller via en IT-leverandør - etablere den interne del af IT-systemet, der skal kalde op til Landsbyggefondens IT-system. Endvidere skal data og dokumenter med tilhørende information klargøres, så de kan indberettes via løsningen. Der skal udstedes en digital sikkerhedsnøgle, som er kædet sammen med et eller flere CVR-numre for boligorganisationer. Der er udarbejdet detaljeret teknisk vejledning til snitfladen og valideringen, og der er etableret mulighed for at teste indberetningen.

Interviewskema del 1 – fortsat enkelte der ikke har indberettet
Der er fortsat enkelte boligorganisationer, der ikke har indberettet del 1 i interviewskemaet. Enkelte boligorganisationer kan endvidere have afdelinger, der ikke er udfyldt og indberettet del 1 af interviewskema for, da et mindre antal bygninger, som i første omgang ikke kunne placeres i bygningsregistret, efterfølgende er blevet tilknyttet konkrete afdelinger.

Indberetning til Landsbyggefonden af informationerne i del 1 i interviewskemaet skulle være sket senest 1. december 2020. Det er en forudsætning for at kunne udfylde del 2, at del 1 er udfyldt og indberettet.

Indberetning af PPV-planer
Et centralt element i den eksterne granskning og i bygningsregistret er data fra afdelingernes langtidsbudgetter for planlagt og periodisk vedligeholdelse.

Som tidligere udmeldt betyder det blandt andet, at boligorganisationerne årligt skal indberette afdelingernes drifts- og vedligeholdelsesplaner (vedligeholdelses- og fornyelsesplaner/PPV-planer) til bygningsregistret. 

Afdelingernes PPV-planer kan indberettes for det ønskede niveau: Afdelings-, byggeafsnits- eller bygningsniveau. Dog skal planerne udformes og indberettes i overensstemmelse med gældende Forvaltnings Klassifikation med tilhørende kontonumre. Dette gælder både ved indberetning fra boligorganisationernes IT-systemer (ERP-systemer) via en web-service og ved manuel indtastning.

Indberetning kan ske enten via boligorganisationernes ERP-systemer (via en web-service), eller ved en manuel indtastning i en brugerflade i bygningsregistret.

Indberetning via ERP-systemer (via API):

Der er også oprettet mulighed for system til system indberetning af PPV-planer. Boligorganisationerne skal selv - eller via en IT-leverandør - etablere den interne del af IT-systemet, der skal kalde op til Landsbyggefondens IT-system. Endvidere skal data klargøres eller hentes ud af bestående IT-systemer, så de kan indberettes via løsningen. Der skal udstedes en digital sikkerhedsnøgle, som er kædet sammen med et eller flere CVR-numre for boligorganisationer. Der er udarbejdet detaljeret teknisk vejledning til snitfladen og valideringen, og der er etableret mulighed for at teste indberetningen.

Indberetning via webservicen kan ske fra mandag den 8. februar 2021. 

Indberetning ved manuel indtastning:

Der er etableret en mulighed for at indberette PPV-planerne via manuel indtastning via en brugerflade i bygningsregistret. Via login med NemID-medarbejdersignatur som ved øvrige indberetninger kan der indberettes PPV-plan for det ønskede niveau afdeling, byggeafsnit eller bygning.

Indberetning ved manuel indtastning forventes åbnet senest 1. marts 2021.

Status på udbud af granskning
Selve granskningsopgaven er i EU-udbud og i første halvdel af april 2021 indgås der kontrakter med leverandørerne. Udbuddet omfatter alle boligorganisationernes almene boligafdelinger der indeholder boliger. Institutioner, varmecentraler, vaskerier o. lign. der udgør selvstændige afdelinger, er ikke medtaget i udbuddet. Disse afdelinger vil blive gransket på et senere tidspunkt. 

Vejledningsmaterialer
Til brug for udfyldelse og indberetning af interviewskemaerne og PPV-planer er der udarbejdet en række vejledningsmaterialer, der er tilgængelige dels på fondens hjemmeside https://lbf.dk/selvbetjeninger/det-centrale-almene-bygningsregister/ og i selve selvbetjeningsløsningen https://bygningsregister.lbf.dk/

  • Brugervejledninger til del 1 og del 2 af interviewskema
  • FAQ (spørgsmål og svar om bygningstyper, granskning, indberetning af interviewskema og PPV-planer mv.)
  • Definitioner af bygningstyper og andre centrale begreber i interviewskema

Vejledningsmaterialerne udbygges løbende.

Eventuelle spørgsmål til udfyldelse af interviewskemaet samt indberetning af PPV-planer kan rettes til Landsbyggefondens Center for Almen Analyse, Rasmus Kofoed Pedersen på rkp@lbf.dk eller tlf.: 3376 2121 eller Henning Kjær Rasmussen på hkr@lbf.dk eller tlf.: 3376 2128.

Med venlig hilsen
LANDSBYGGEFONDEN

Bent Madsen
Bent Madsen
Birger R. Kristensen
Birger R. Kristensen

Ordforklaringer

Boligafdelinger

Byggeri med boliger tilhørende almene boligorganisationer. En afdeling er økonomisk uafhængig af andre afdelinger og af boligorganisationen. En boligafdeling kan indeholde erhvervs- og institutionsarealer.